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How to prepare a good presentation?

2.140 Words / ~7 pages sternsternsternstern_0.2stern_0.3 Author Paula L. in Jan. 2015
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English Language

University, School

Universität Leipzig

Grade, Teacher, Year

keine

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Paula L. ©
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sternsternsternstern_0.2stern_0.3
ID# 44438







A good presentation


A) Preparation

  1. How to prepare a good presentation?

  2. How do I research properly?

  3. What do I have to pay attention to during the preparation?

B) Presentation

  1. How to deliver a good presentation?

  2. How do I well visualize my ideas?

  3. How do I design a useful and interesting handout?


  1. How to prepare a good presentation?


Do

Don’t

  1. Prepare a timeline for your presentation.

  2. Practise your presentation at home and learn some! information by heart to give you self-confidence

  3. Structure your presentation: "First tell them, what you are going to tell them, then tell them, and finally tell them what you've told them!"

  1. Introduction to create interest

  2. Main part

  3. Conclusion with a summary

  1. Start too late


Central questions during your preparation

  • What are the central aspects of the topic?

  • Is it an objective description of a topic or a discussion?

  • Who is my audience? What do they already know about my topic?

  • What is the function of my presentation? (a summary of what we have learnt already or a preparation of what we will learn later on)

  • How can I visualize my ideas? (ppt. / transparency / board / handout / pictures…)

  • How much time do I have?



    1. How do I research properly?


    Where can I look for information?

  • (school) library

  • encyclopedias

  • newspapers and magazines

  • internet

    Which information shall I choose?

  • Information that are relevant for the topic

  • Material to visualize my ideas and information

    If you use the internet:

  • Check your sources (there is a lot of nonsense)

  • Don’t copy whole presentations

  • Pay attention to your topic because the amount of information and links can distract you easily

  • Be aware that not every website you will find on your topic is useful and reliable: Nobody checks the content of websites.

  • A concrete and precise search item helps you to find good websites

  • Use bookmarks to find good websites again

    Presentations on the web:

  • You will find many websites offering complete presentations which might be helpful e.g. for good websites but:

  • You often have to pay for presentations

  • You don’t know if the presentations are good and

  • Your teacher knows these websites too!

  • If you use other people’s ideas you have to mark them as a quotation otherwise it is a copyright infringement

    After your research

  • After having found useful websites / articles / books you have to arrange your information with regard to importance

  • Cross out unimportant and redundant information

  • Think about a suitable structure

    Write down the source!

    how to use a search engine like google:

  • If you enter a term like Civil War you will get all websites containing civil or war

  • If you want to find out something about the Civil War in America it is useful to put it in inverted commas Civil War

  • To be more precise you can add “Civil War+ USA

  • If you want to exclude terms use “-“ e.g. “Civil War South Africa

  • How to use google:

  • Other useful tips to get better results: &

  • Explanation for google results:


    If your presentation is more complex it is useful to structure your sources e.g. unsorted – useful – used – archives. Therefore you can have separate folders on your computer. The following website shows you more ideas:

    Is it a good website?

  • It’s not easy to decide

  • The following German website helps you:

    Why not simply use Wikipedia?

  • It is no “usual” encyclopedia but every user can create or change entries

  • Read the following article on how reliable Wikipedia is

  • How do I know if it is a good Wikipedia entry? Read:

    When you have found enough useful sources – you’re still at the beginning and non the wiser

    You have to put your information in a context



    How to give your sources?



    For books:

    For websites: copy the link, find the author and note the date (websites are changed regularly)




    3. What do I have to pay attention to during the preparation?

    An introduction has got 3 tasks:

  • Motivate your audience to listen – create suspense

  • Present your topic – create a link to pupil’s knowledge

  • Present structure of your presentation

    A main part:

  • Presents your central ideas

  • Is clear and logical

  • A good presentation is less about the information you give but more about those, you will leave out (brevity is the soul of wit)

    In your conclusion you

  • Present a short summary

  • You show possible solutions

  • You give an outlook on future developments and unsolved questions

  • Give your personal opinion

  • Name your sources

  • Give your audience time to ask questions


    Do

    Don’t

    1. Pay attention to the central theme.

    2. Pay attention to the given time. (Choose information less important to leave out if in a hurry / Prepare additional information if there is still time in the end)

    3. Save your (electronic) presentation regularly

    1. write down your complete presentation as a text

    2. Believe that your audience is already interested in the topic: that’s your task

    3. Just stop talking at the end of your presentation but announce the end



    4. How do I deliver a good presentation?


    On the day

    1. Arrive first.

    2. Arrive early enough to check the equipment and seating are as you want them.

    3. Have water to hand.

    4. Act confident no matter how you are feeling.

    5. Do not make apologies for things you haven’t done. Act as if it all as if everything is as it should be.


    A) manner

    Do

    Don’t

    1. Be well prepared, so you’re less nervous.

    2. Slow down when you are speaking. (Talk more slowly than you feel is necessary. Take a moment or two to breathe between each point. )

    3. Make eye contact with the audience. (This will show you, if they understand)

    4. Smile but don’t laugh.

    5. Use short simple sentences (this is no essay)

    6. Speak freely and use short notes.

    7. Include short breaks to help your audience to follow your presentation

    8. Pay attention to your body language

    1. Be bored by your own presentation.

    2. Use a paper with complete sentences.

    3. Over-run the time you've been allocated.

    4. use too complicated sentences or vocabulary

    5. use fillers like “ehm”…

    6. chew chewing gum.

    7. Present your presentation like a poem learnt by heart

    8. Have your hands in your pocket or in front of your face

    9. Lean on a wall or sit down


    Idea:

    Use file cards and devide them into 2 fields (2/3 – 1/3)

    title

  • Central keywords

  • Quotations

  • Definitions

  • Dates

  • stage directions”:

  • when to use the board / show a new slide

  • Use only one side of the file cards

  • Use different colours

  • Number your cards

    Advantage: you have to think about the necessity of every information

    disadvantage: you have to practise the use of file cards


    B) Content

    Do

    Don’t

    1. Start with a fascinating / interesting/catching introduction to get reader’s interest (maybe a video/a quote / a picture/cartoon)

    2. Present your structure as a guideline for your audience

    3. Keep in mind: your audience doesn’t know about your topic

    4. Repeat very important information

    5. Ask for questions from the audience at the conclusion of the presentation.

    6. Bring back up visual aids in case your PowerPoint presentation fails.

    7. Remember: if you speak in front of 25 people for 10 minutes your presentation is worth 250 minutes of working time

    1. Try to give all the information about the topic that you found out.

    2. Repeat information everyone knows already.

    3. Give information too complicated to understand in a presentation

    4. Guess at an answer you don't know.

    5. copy presentations and ppts (copyright)


    5. How do I well visualize my ideas?


    Do

    Don’t

    1. Check that you have booked all the equipment you need well before your talk.

    2. Check the classroom (where to put the beamer, where to stand)

    3. Give handouts with details, which wouldn't be clear on the screen.

    4. Prepare slides in landscape format. This helps you not to put too many information on them.

    5. Prefer pictures to text if possible.

    6. Leave a big margin on transparencies.(3,5cm)

    7. Rehearse with all your visual material and the equipment you will be using.

    8. Always have backup in case of disaster.


    1. Show paragraphs or long sentences on the screen.

    2. Use single spacing (hard to read)

    3. Use fussy and distracting backgrounds.

    4. Use over-complicated diagrams, which the audience won't be able to see clearly.

    5. Use unnecessary and distracting movement on the screen.

    6. Watch the computer screen instead of the audience.

    7. Show one slide after the other.

    8. Read out what is written on the slide but explain it in your own words.

    9. Use your finger to show where you are on a transparency but use a pencil.

    10. Tell that a slide / transparency is unreadable (leave it out, make it bigger)

    11. Assume that you can use the equipment without trying it out.



    What does a good slide look like?

    Use an appropriate font such as Arial, at least 20 point in size.

    Use a good colour contrast for background and image, and project it to check.

    One slide – one thought / topic (max. 7 lines)

    Every slide has got a heading

    CAPITAL LETTERS ARE DIFFICULT TO READ

    Orange and yellow are difficult to read

    Keep it simple. Use technology as a tool where it helps, rather than for the sake of it.

    Use pictures to illustrate your ideas / numbers – they are better kept in mind



    What do I have to pay attention to?

  • Pictures are protected by copyright too

  • If you give a presentation in school, it is not a public event and you don’t earn money so you can use every picture (giving the source)

  • stock.xchng and flickr (with a CC licence) offer pictures you can use (save the photographer’s name and the website)

  • For public presentations you mustn’t simply use pictures you found on google



    Abb. 4 — Aus Kapterev2.

    Abb. 7 — Diese Folie dient als „Merkhilfe“ für den Gesichtspunkt „Farbe“ im Vortrag. Die Folie wird ausführlich mündlich erklärt. Sie beschränkt sich auf das Wesentliche: eine Überschrift, einen knappen erklärenden Satz und ein Symbol, das auf jeder Folie erscheint, die ein neues „Kapitel“ im Vortrag einleitet.4


    Woher bekommt man Bilder mit Aussagekraft?

    .

    2 Aus der Präsentation Death by Powerpoint von Alexei Kapterev.

    4 Aus der Präsentation Interface Design Juggling von Dan Cederholm.



    Beim Einsatz dieser Veranschaulichungsmittel solltest du Folgendes beachten:
    - Sie müssen konkret etwas im Referat Vorgetragenes veranschaulichen und dürfen nicht „just for fun“ eingesetzt werden („weil man das ja so macht“).
    - Erläutere komplexe Folien, Dias etc. ausführlich. Bedenke: Die Zuhörer sehen sie (im Unterschied zu dir) zum ersten Mal.
    - Wichtig ist, dass das Plakat, die Folie, das Tafelbild usw. ansprechend und übersichtlich gestaltet ist. Gerade bei Folien wird häufig der Fehler gemacht, dass sie zu viel Text enthalten, der zudem dann noch zu klein gedruckt und somit schwer lesbar ist. Hier gilt es, das, was anhand der Folie mitgeteilt werden soll, auf Kernbegriffe zu reduzieren und auf Übersichtlichkeit zu achten (große Schrift!). Es ist hilfreich, Textaussagen grafisch durch Farben und Symbole zu unterstützen. Bei handschriftlichen Folien muss man ganz besonders auf Deutlichkeit und Lesbarkeit Acht geben.
    - Gib deinen Zuhörern ausreichend Zeit, sich mit dem gewählten Medium zu beschäftigen und es in Ruhe zu erfassen. Erst wenn alle wieder aufnahmebereit sind, sprichst du weiter.
    - Je nachdem, was veranschaulicht werden soll, kann es sinnvoll sein, eine Zeigehilfe zu verwenden (z. B. Zeigestock, Zeigehilfe). Nur so lässt sich die Aufmerksamkeit gezielt auf die Punkte lenken, auf die es einem ankommt.
    - Setze nicht zu viele Mittel ein. Veranstalte keine „Multimedia-Show“.
    - Du solltest die eingesetzten Veranschaulichungsmittel selber gut kennen, also genau wissen, was z. B. ein Dia konkret zeigt, wo sich auf der Karte ein bestimmter Fluss befindet, aus welchem Film der vorgeführte Ausschnitt stammt usw. Bereite dich auf eventuelle Fragen der Zuhörer vor.
    - Du solltest mit der eingesetzten Technik vertraut sein, also wissen, wie man den Diaprojektor, den Tageslichtschreiber etc. bedient und richtig einstellt.

    7.6 Handout

    Bei umfangreicheren Referaten ist es sinnvoll, als „Serviceleistung“ für die Zuhörer ein Handout vorzubereiten. Ein solches Informationspapier (Paper) kann mehrere Funktionen erfüllen:
    - Es kann zentrale Informationen zum Referat vorstellen (z. B. Gliederung, neue Fachbegriffe, zentrale Definitionen).
    - Es kann die Ergebnisse des Referats zusammenfassen, etwa in Form einer Strukturskizze oder einiger Merksätze.
    - Es kann Abbildungen, Tabellen usw. enthalten, auf die du im Verlauf des Refera­tes eingehst und an denen du den Zuhörern etwas verdeutlichen willst.
    - Es kann Thesen enthalten (daher auch zuweilen „Thesenpapier“ genannt), welche die Grundlage für eine an das Referat sich anschließende Diskussion bilden.
    - Es sollte die benutzte und auch weiterführende Literatur zum Referatsthema aufführen.

    Konzentriere dich bzgl. Namen, Daten und Fakten auf das für deinen Vortrag wirklich Wichtige. Zu viele Daten und unbekannte Namen erschlagen den Zuhörer.
    Nutze zur Gedächtnisstütze die Tafel, den Overheadprojektor und verteile ein Papier, das deine wichtigsten Informationen enthält (möglichst auf einer, höchstens auf zwei Seiten, so dass es gut für alle kopiert werden kann).
    Kläre in diesem Zusammenhang zu Anfang des Vortrags mit den Zuhörern und dem Lehrer, was bzw. wie viel die Zuhörer notieren / mitschreiben sollen.



    Ein Papier mit Gliederung und Arbeitsmitteln sollte zu Beginn, ein Ergebnispapier am Ende des Referates ausgeteilt werden.

    7.7 Bewertungskriterien

    Die Qualität eines Referates muss sich an folgenden Punkten messen lassen:
    - Informiertheit: Ist der Referent gut informiert? Versteht er, was er sagt? Weiß er mehr, als er vorträgt? Kann er auf Rückfragen der Zuhörer sachgemäß ant­worten?
    - Exaktheit und Verständlichkeit der Informationen: Ist die Darstellung sachlich richtig? Ist sie themenbezogen, verständlich, sachlich, nachvollziehbar geglie­dert? Werden die Kernaussagen klar herausgearbeitet? Werden Fachbegriffe erläutert und schwierige Sachverhalte angemessen veranschaulicht?
    - Darstellung und Sprache: Wird der Vortrag frei, flüssig und sprachlich verständ­lich gehalten? Spricht der Referent anregend, lebhaft, nicht zu schnell, nicht sto­ckend? Motiviert der Referent zum Zuhören?





  • References & Links

    Swap your papers